El primer mandamiento de la IA en Civio: los datos de socios, a resguardo en la oficina

Cómo una pequeña redacción de periodismo de investigación sin ánimo de lucro está entrenando a un agente de IA local a navegar por 14 años de enmarañadas operaciones de socios

El equipo Civio en Madrid. Fotografía: Fernando Sánchez

Por Javier de Vega, Civio

En Civio, una organización sin ánimo de lucro con sede en Madrid, dedicada al periodismo de investigación y a la rendición de cuentas públicas, casi la mitad de nuestros ingresos provienen de algo más de 2.300 socios y socias. Personas que creen en lo que hacemos y lo respaldan con su dinero: 5€ al mes, 70€ al año, una aportación puntual de 10€. Gestionar bien esas relaciones no es opcional para nosotros. Es una cuestión de supervivencia.

Como en muchas redacciones pequeñas, nuestra gestión de socios ha crecido de forma orgánica durante 14 años. Los datos de pago viven en Stripe; las interacciones por correo, en Mailchimp; las notas e historial de cada donante, en un CRM propio que construimos hace tiempo. Y buena parte del conocimiento crítico vive en la cabeza de personas concretas del equipo: quién llamó la semana pasada por un problema de facturación, quién comentó que quiere aumentar su aportación, quién necesita un certificado fiscal antes de que acabe el año.

Cuando un socio o socia escribe para actualizar sus datos bancarios o su dirección postal, para decir que prefiere no recibir el regalo de bienvenida, o para pagar una cuota como regalo para otra persona, atender incluso una solicitud sencilla implica manejar tres paneles de administración, volver a introducir los mismos datos en cada uno, y comprobar que no se cuela ningún error. Si la persona del equipo que suele encargarse de este tipo de gestiones no está disponible, algunas cosas se quedan en el tintero.

Lo que estamos construyendo

El JournalismAI Innovation Challenge, con el apoyo de Google News Initiative, nos dio la oportunidad de abordar esto de frente. Estamos construyendo TobIAs (un juego de palabras entre el nombre Tobías e IA): un agente de Slack que aspira a convertirse en la interfaz única para toda nuestras operaciones con socios. El proyecto combina perfiles distintos: David (cofundador y responsable técnico), Adrián y Carmen (desarrolladores web) se encargan de la parte técnica. Mientras tanto, quienes trabajamos en comunicación y socios aportamos nuestra mirada sobre los donantes: qué solicitudes nos quitan más tiempo, dónde perdemos gente, y qué necesita un socio o socia cuando nos escribe.

La decisión que lo condiciona todo

Muy pronto tomamos una decisión que definió el resto del proyecto: los datos de los socios y socias nunca saldrían de nuestra oficina.

El cumplimiento del RGPD era el motivo evidente, pero no el único. Los socios nos confían sus nombres, direcciones, datos bancarios e historial completo de donaciones. Enviar todo eso a un servicio de IA en la nube, por mucha reputación que tuviera, no nos parecía bien. Así que hicimos algo que en 2026 resulta casi anacrónico: compramos un Mac Studio de 64 GB con chip Apple Silicon, lo instalamos en nuestra oficina de Madrid, y nos comprometimos a ejecutar todo de forma local con modelos de código abierto, actualmente Gemma 4, un modelo de Google de 26.000 millones de parámetros.

Las consecuencias fueron inmediatas. Los modelos de IA más capaces viven en la nube; los que puedes ejecutar en tu propio hardware mejoran rápido, pero necesitan instrucciones más claras y un margen de maniobra más corto. Lo vimos en las primeras pruebas, cuando David, responsable técnico, dejó que el modelo explorara nuestra base de datos de socios por su cuenta. Se confundía constantemente, mezclaba datos, devolvía cifras erróneas, tardaba una eternidad en responder preguntas sencillas. Ese fracaso resultó útil. En lugar de darle acceso libre a nuestros datos, el equipo le dio a TobIAs algo parecido a un recetario: rutinas específicas y preaprobadas para cada tarea, como pequeños scripts que llaman a la API de cada servicio. ¿Buscar el historial de pagos de alguien? Hay una rutina para eso. ¿Comprobar cargos fallidos? Otra. TobIAs no puede improvisar ni curiosear por la base de datos, así que sabemos exactamente qué puede y qué no puede hacer en cada momento.

Escribir las reglas antes que el código

Antes de todo esto, dedicamos un mes a algo que no tenía tanto que ver con el desarrollo tecnológico en sí. Todo el equipo de Civio se reunió en dos ocasiones para debatir cómo debía y no debía usarse la IA en nuestro trabajo: periodismo, programación, gestión de socios, comunicación. Nuestro Patronato revisó y aprobó después las directrices resultantes, que ya están públicas en nuestra web.

Esas sesiones sacaron a la luz desacuerdos que no habíamos anticipado, y las reglas a las que llegamos van mucho más allá de TobIAs. La IA nunca escribe nuestros artículos, nunca se usa como fuente de información, y nunca verifica datos. No genera imágenes ni traduce nuestras investigaciones. Si un lector o un socio nos escribe, siempre responde una persona. Y TobIAs seguirá la misma lógica: puede prepararnos las cosas, pero nunca habla en nombre de Civio.

Dónde estamos, hacia dónde vamos

Cuatro meses después, TobIAs funciona en nuestro Mac Studio, accesible al equipo a través de una VPN segura. Pero sigue estando, sobre todo, en una fase de pruebas. Vamos añadiendo capacidades una a una, probando cosas, y atreviéndonos poco a poco a hacerle preguntas más complejas. La primera capacidad ya está tomando forma: cuando un socio llama o escribe, podemos pedirle a TobIAs su registro completo (pagos, comunicaciones, estado, asistencia a eventos) en un solo mensaje de Slack, en lugar de saltar entre sistemas. El equipo empieza a explorar la parte más delicada: dejar que TobIAs haga cambios (procesar bajas, actualizar datos bancarios) siempre con la confirmación de alguien del equipo. ¡Y nos hace mucha ilusión la idea de poder celebrar los aniversarios de fidelidad de nuestra comunidad!

También hemos decidido testear TobIAs en canales compartidos en lugar de hacerlo mediante mensajes privados, para que todo el mundo vea qué se le pregunta y cómo responde. Así aprendemos unos de otros, y entre todos vigilamos lo que hace la IA. Al final del programa, tenemos previsto liberar el código y la documentación para que otras redacciones pequeñas puedan adaptarlo.

Sinceramente, nuestra mayor sorpresa hasta ahora no tiene tanto que ver con la IA en sí, sino con lo difícil que resulta documentar lo que hacemos en el día a día: convertir 14 años de conocimiento informal en algo lo bastante estructurado como para que una máquina pueda seguirlo. Ese proceso, por caótico que sea, ya nos está ayudando a organizarnos mejor, tenga TobIAs más funciones en el futuro o no.

Javier de Vega es responsable de comunicación y socios en Civio.

_____

Este artículo forma parte de una serie que recoge novedades sobre las 12 organizaciones beneficiarias de la segunda cohorte del JournalismAI Innovation Challenge, posible gracias al apoyo de la Google News Initiative. Para leer el resto de los artículos de los diferentes proyectos haz click aquí.